试论基层法院的档案管理工作

张智涛


　　人民法院的档案是国家档案的重要组成部分，真实地记录了人民法院的审判工作和其他各项活动，是维护法院审判历史面貌的重要凭证，也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。随着社会的不断进步，档案的拥有量和使用量日益增多，法院档案的管理工作必须坚持高起点、高标准、高要求，突出规范化、科学化、现代化，不断提高法院档案质量和档案的有效开发和利用，更好地服务审判服务社会。

一、目前基层法院档案管理存在的问题

　　随着法院档案工作重要性的日益显现，多数基层法院在加强领导、注重软硬件建设方面狠下功夫，如常州市天宁区人民法院拨出专款建立了400多平方米的档案中心，做到办公、库房、阅卷三分开，购置高新档案密集架等现代化设备，并采取措施强化档案信息化建设，实施电子档案、纸质档案双式管理，取得一定成效。但不可否认的是，目前基层法院档案管理中仍存在一些不容忽视的问题。
　　1、诉讼档案的数量急速递增。随着社会主义法制的健全，普法教育的深入，人民群众运用法律武器保护自己合法权益的意识不断增强，诉至法院的各类纠纷也不断增长。同时由于2007年4月1日实施的《诉讼费用交纳办法》从多个方面降低诉讼费用收费标准，直接导致基层法院收案数量的大幅度上升，档案数量也随之急速增长。如常州市天宁区法院1980年至1990年的库存档案数量为465卷732册，1991年至2000年的库存档案数量为27407卷48351册，到2008年8月，全院库存档案数量已经达到66378卷116953册，其中仅2008年8个月的归档数量即有10452卷18712册，增长速度可见一斑。
　　2、人员配备相对不足。根据《人民法院档案管理办法》中的机构和职责的第五条规定，各基层法院相继都设置了档案机构，配备了专职档案干部，这是做好档案工作的必要条件。根据有关规定保存档案一万卷（件）应该设专职档案干部一名为基数，超过部分每超过一万五千卷再增配一人，但受案多人少矛盾的影响，大部分基层法院的专职档案员仅有1－2名。档案工作人员的相对不足与急速增长的档案量和工作量之间的矛盾，导致档案人员每天只能疲于应付档案的有关事宜，无法抽出更多的精力做好档案的开发利用、信息化管理等工作。
　　3、法律规定的相对滞后。最高人民法院于1991制定并实施《人民法院档案管理办法》（下称《办法》），时至今日，随着社会生活日新月异的变化，世界经济突飞猛进的迅速发展，该办法存在的弊端日益突出。如《办法》规定“经济合同纠纷案件诉讼标的在十五万元以上的，保管期限为永久，诉讼标的在五万元以上十五万元以下的，保管期限为长期”，然而随着经济的迅猛发展，诉讼标的数十万元甚至百万元的案件大量涌进法院，若仍旧以十五万元的标的作为永久保存的标准，必将导致档案库存量过大，笔者认为将诉讼标的在一百万元以上作为永久保存，五十万元以上作为长期保存更为适宜。《办法》规定“缺席判决的民事案件为永久卷”。如果公民的一件普通离婚案件，因被告下落不明，缺席判决就定为永久卷，或是一件标的不满1000元标准的普通案件，仅因被告经传唤未到庭应诉缺席判决就定为永久卷，笔者认为不妥，定为短期卷即可。《办法》还规定“经上级法院复查改判的民事、经济、行政诉讼案件定为永久卷”。一般上诉案件有三种结果：维持原判，依法改判、发回重审，而改判又分为部分改判或变更原判决的全部，此项规定较难执行，这样的案卷定为长期卷即可。因此，《办法》已远远不能适应当前我国经济的发展，人民法院应当以对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，根据新形势新特点，重新确定相关管理办法，发挥法院档案利用的实际效益，更好地服务审判。

二、解决问题的相关对策建议

　　时代在前进，社会在发展，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求不断创新，如何变被动服务为主动服务,如何做到档案信息在诉前、诉中、诉后的有效服务，是提高办案效率、体现司法公正的内在要求。笔者试就如何做好基层法院档案管理工作谈几点意见。
　　1、抓领导，积极争取支持
　　加强组织领导，完善档案管理体制，是档案工作在新形势下顺利进行的重要保证。应确立院长直接领导、办公室具体负责、各部门协同配合的档案工作体系，注重检查档案工作进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。在每年度的工作意见、目标管理考核办法、全年工作总结，院领导都要突出强调档案工作，真正做到档案工作与审判工作同部署、同检查、同考核。同时院领导还应重视提高干警对档案管理工作在法院审判工作中重要性的认识，增强干警主动参与档案管理的积极性。
　　2、抓队伍，提高人员素质
　　注重加强专职档案人员培训，参加上级法院、档案局组织的档案业务培训，并邀请上级档案局的有关领导具体指导，主动向先进单位学习，通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。同时加强档案管理网络员的培训，重视加强对各部门书记员、内勤、特别是档案管理网络联络员的业务指导，有计划地开展培训。对新到工作岗位的书记员，应进行手把手地业务指导，使他们正确掌握诉讼档案的收集、整理、装订要求，确保归档质量。及时订阅有关档案管理书刊，督促其自觉学习，促使其掌握必要的档案知识。
　　3、抓质量，严格把好“四关”
　　为确保以高质量的档案管理工作促进司法公正，一要把好质量评查关，把“诉讼档案是否规范”作为一项重要的指标认真评查；二要把好归档关，应对各部门上交的各类档案坚持原则，严格把关，不符合归档要求的，及时指正，并督促整改；三要把好保管关，库存档案要经常检查，确保库房“八防”措施到位，保持库存档案整齐、美观、牢固；四要把好利用关，重视档案利用工作，充分发掘档案资源，提高利用率，为案件的申诉复查、专项检查、质量评查及司法机关的侦破工作等提供全面、有效、良好、高效的服务。
　　4、抓规范，实现长效管理
　　加强制度建设，规范档案管理，是科学管理档案工作的保证。一要规范工作规程，依据《档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》等要求，严格制定归档、保管、鉴定、借阅等各项操作规范和工作规程；二要实行报结案审查制度，每月报结案的同时应将案卷材料整理装订后送审判监督庭审查；三要确定归档限期制度，严格办理诉讼案卷移交手续，编制归档目录，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范；四是要实行借卷登记审批制度，制定一此借阅、查阅档案规定，严格诉讼档案的管理，对所借档案由专人负责及时将借档人姓名、单位、时间、件数等信息输入数据库；五要规范通报制度，不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况在局域网上通报。
　　5、抓硬件，完善基础设施
　　进一步优化档案管理工作环境，在抓好软件建设的同时，尤其要注重硬件设施的达标，严格按照标准要求配置设施，为提高档案管理水平创造良好的物质条件。同时充分发挥现代化设备的作用，将所有门类档案逐页扫描进行微机录入，实现照片档案、诉讼档案、文书档案等资料的数字化、信息化，逐步推广电子文档，强化档案网络建设，充分发挥内部局域网优势，进一步开发、利用、调取库存档案。



国家食品药品监督管理局


关于贯彻执行《互联网药品信息服务管理办法》有关问题的通知

国食药监市[2004]340号



各省、自治区、直辖市食品药品监督管理局（药品监督管理局）：

　　为加强对互联网药品信息服务的监督管理，根据《行政许可法》的有关规定，我局发布了《互联网药品信息服务管理办法》（国家食品药品监督管理局令第9号），对《互联网药品信息服务管理暂行规定》（国家药品监督管理局令第26号）进行了修订。为了更好地贯彻落实新修订的《互联网药品信息服务管理办法》（以下简称《管理办法》），依法对申请从事互联网药品信息服务活动的网站进行审核，提高工作效率，现将有关要求通知如下：

　　一、国家食品药品监督管理局将不再对经营性互联网药品信息服务的申请直接受理审核。互联网药品信息服务管理工作遵循属地管理的原则，由各省、自治区、直辖市食品药品监督管理局（药品监督管理局）负责对本行政区域内拟提供互联网药品信息服务（经营性和非经营性）的申请予以受理审核。

　　二、为了提高行政审批工作效率，各省、自治区、直辖市食品药品监督管理局（药品监督管理局）要通过电子审批系统对互联网药品信息服务进行审核。申请提供互联网药品信息服务的申请单位应在国家食品药品监督管理局政府网站（网址：http://www.sda.gov.cn）在线申请，同时提交与在线申请内容一致的《互联网药品信息服务申请表》（见附件1）一式三份，其中一份由各省、自治区、直辖市食品药品监督管理局（药品监督管理局）保存，一份由申请单位提交给所在地省级信息产业管理部门，一份申请单位留存。

　　三、各级食品药品监督管理部门不得开办经营性互联网药品信息服务的网站。

　　四、各省、自治区、直辖市食品药品监督管理局（药品监督管理局）对审核通过的互联网药品信息服务的申请单位核发《互联网药品信息服务资格证书》（分正本和副本），资格证书的编号原则见附件2。

　　五、在《管理办法》施行前，已经通过国家食品药品监督管理局审核批准的经营性互联网药品信息服务网站和省、自治区、直辖市食品药品监督管理局（药品监督管理局）审核批准的非经营性互联网药品信息服务网站，应在《管理办法》施行后60日内，到网站注册所在地省、自治区、直辖市食品药品监督管理局（药品监督管理局）申请领取《互联网药品服务资格证书》。申请单位要求在线申请并提交重新填写的《互联网药品信息服务申请表》，同时携带食品药品监督管理部门审核过的原《从事互联网药品信息服务申请表》原件。原审核通过的《从事互联网药品信息服务申请表》原件由省、自治区、直辖市食品药品监督管理局（药品监督管理局）收回。逾期未申请领取《互联网药品信息服务资格证书》的互联网药品信息服务网站，食品药品监督管理部门将收回原核发的互联网药品信息服务编号，取消其从事互联网药品信息服务的资格，并向社会公告。

　　六、在《管理办法》施行前已取得互联网药品信息服务资格的网站在申请领取《互联网药品信息服务资格证书》时，如果重新填报的《互联网药品信息服务申请表》的事项与原审核通过的事项一致并不需要变更的，省、自治区、直辖市食品药品监督管理局（药品监督管理局）应在10个工作日内完成核发《互联网药品信息服务资格证书》的工作；如果申请单位重新填报的《互联网药品信息服务申请表》的事项与原审核的事项发生变化需要变更的，省、自治区、直辖市食品药品监督管理局（药品监督管理局）应在20个工作日内作出是否同意变更的审核决定，同意变更的，核发《互联网药品信息服务资格证书》；不同意变更的，应书面说明理由。

　　七、在《管理办法》施行前已取得互联网药品信息服务资格的互联网站，如果网站的中文名称与《管理办法》的规定不相符的，在申请领取《互联网药品信息服务资格证书》时，必须按照《管理办法》的有关规定进行变更。

　　八、已经取得《互联网药品信息服务资格证书》的网站，如果互联网药品信息服务提供单位的地址、单位名称、企业法定代表、企业负责人、网站名称、主服务器所在地地址/域名/IP地址、服务性质等项目发生变化时，应当向原审核机关提交《互联网药品信息服务变更申请表》（见附件3）（一式三份），各省、自治区、直辖市食品药品监督管理局（药品监督管理局）按照《管理办法》的规定对变更事项进行审核；审核通过后，应将变更事项记录在《互联网药品信息服务资格证书》副本上。

　　九、提供互联网药品信息服务的网站，除已取得药品招标代理机构资格的单位所开办的网站外，一律不得提供药品交易服务，不得以提供互联网药品信息服务的名义开办网上药店、为消费者提供网上采购药品等电子商务活动。一经发现，省、自治区、直辖市食品药品监督管理局（药品监督管理局）将按照《管理办法》第二十三条进行处罚。

　　十、各省、自治区、直辖市食品药品监督管理局（药品监督管理局）要加强对互联网药品信息服务活动的监管。对在监督检查中发现的违反《管理办法》规定的问题要依法予以处理并记录在《互联网药品信息服务资格证书》副本上。


　　附件：1．互联网药品信息服务申请表
　　　　　2．《互联网药品信息服务资格证书》的编号原则
　　　　　3．互联网药品信息服务变更申请表


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　国家食品药品监督管理局
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 二○○四年七月十二日